1. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
นักเรียนลองนึกดูว่า ถ้าต้องการประมวลผลรายงานการเรียนของนักเรียนได้อย่าง ถูกต้อง รวดเร็ว ทันการ ระบบการจัดการสารสนเทศนั้น เกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ประจำชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานให้ผลรวดเร็ว และคำนวณได้แม่นยำถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลงให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ
|
|
| ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วนคือ
1. ฮาร์ดแวร์(เครื่องจักรอุปกรณ)์
2. ซอฟต์แวร์
3. ข้อมูล
4. บุคลากร
5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน |
ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้
บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ เพราะบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และเข้าใจวิธีการให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ จะเป็นผู้ดำเนินการ ในการทำงานทั้งหมด บุคลากรจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากรภายในองค์กรเป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิด ระบบสารสนเทศด้วยกันทุกคน เช่น ร้านขายสินค้าแห่งหนึ่ง บุคลากรที่ดำเนินการในร้านค้าทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการถึงพนักงานขาย เป็นส่วนประกอบที่จะทำให้เกิดสารสนเทศได้
ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้ เช่น กำหนดให้ มีการป้อนข้อมูลทุกวัน ป้อนข้อมูลให้ทันตามกำหนดเวลา มีการแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องอยู่เสมอ กำหนดเวลาในการประมวลผล การทำรายงาน การดำเนินการ ต่าง ๆ ต้องมีขั้นตอน หากขั้นตอนใดมีปัญหาระบบก็จะมีปัญหาด้วย เพราะทุกขั้นตอนมีผลต่อระบบสารสนเทศ
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงาน ผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทำงานได้รวดเร็ว มีความแม่นยำในการทำงาน และทำงานได้ต่อเนื่อง คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์ จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียง เป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกัน ขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่น ในสถานศึกษามักจะต้องการ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเป็นสิ่งที่สำคัญประการหนึ่งที่มีบทบาทต่อการให้เกิด สารสนเทศ
2. การออกแบบฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล หมายถึง วิธีในการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ เพื่อใช้งานได้ง่าย รวมถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้ง่าย เช่นการเพิ่มหรือลดข้อมูล เป็นต้น
ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งที่ใช้สำหรับเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งอยู่ในรูปแฟ้มข้อมูลมารวมไว้ที่เดียวกัน รวมทั้งต้องมีส่วนของพจนานุกรมข้อมูล (data dictionary) เก็บคำอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างของฐานข้อมูล และเนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บนั้นต้องมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันทำให้สามารถสืบค้น (retrieval) แก้ไข (modified)ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง ข้อมูล (update) และจัดเรียง (sort) ได้สะดวกขึ้นโดยในการกระทำการดังที่กล่าวมาแล้ว ต้องอาศัยซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับจัดการฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูล หมายถึง ระบบการรวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกัน โดยขจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลออก แล้วเก็บข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อการใช้งานร่วมกันในองค์กร ภายในระบบต้องมีส่วนที่เป็นโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมโยงและใช้งานข้อมูลในฐานข้อมูล (database) และจะต้องมีการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเหล่านั้น มีการกำหนดสิทธิของผู้ใช้งานแต่ละคนให้แตกต่างกัน ตามแต่ความต้องการในการใช้งาน
จากความหมายที่กล่าวมาข้างต้น ระบบฐานข้อมูลจะประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มดังตัวอย่างในรูป แฟ้มข้อมูลเหล่านี้ต้องมีการจัดระบบแฟ้มไว้อย่างดี กล่าวคือ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลเดียวกันต้องไม่มีการซ้ำซ้อนกัน แต่ระหว่างแฟ้มข้อมูลอาจมีการซ้ำซ้อนกันได้บ้าง และต้องเปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูล และค้นหาได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถ เพิ่มเติม หรือลบออกได้โดยไม่ทำให้ข้อมูลอื่นเสียหาย
ความสำคัญของระบบฐานข้อมูล
การจัดข้อมูลให้เป็นระบบฐานข้อมูลทำให้ข้อมูลมีส่วนดีกว่าการเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูล เพราะการจัดเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมีส่วนที่สำคัญกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลดังนี้
1 ลดการเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
2.รักษาความถูกต้องของข้อมูล
3.การป้องกันและรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลทำได้อย่างสะดวก
4.สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
5.มีความเป็นอิสระของข้อมูล
6.สามารถขยายงานได้ง่าย
7.ทำให้ข้อมูลบูรณะกลับสู่สภาพปกติได้เร็วและมีมาตรฐาน
องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
|
|
ระบบฐานข้อมูลส่วนใหญ่เป็นระบบที่มีการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน การจัดเก็บ โดยมีโปรแกรม Software ช่วยในการจัดการข้อมูลเหล่านี้ เพื่อให้ได้ข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ องค์ประกอบของฐานข้อมูลแบ่งออกเป็น5 ประเภท คือ
1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ในระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ต่าง ๆ ที่พร้อมจะอำนวยความสะดวกในการบริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง ขนาดของหน่วยความจำหลัก อุปกรณ์นำเข้าและออกข้อมูล รายงานหน่วยความจำสำรองที่จะรองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ซอฟต์แวร์ (Software) ในการประมวลผลข้อมูลอาจจะใช้ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่แตกต่างกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ว่าเป็นแบบใด โปรแกรมจะทำหน้าที่ดูแลการสร้าง การเรียกใช้ข้อมูลการจัดทำรายงาน การปรับเปลี่ยน แก้ไข โครงสร้างการควบคุม หรืออาจกล่าวได้อีกอย่างว่าระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)คือ โปรแกรมประยุกต์ต่างๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น DBASE IV, EXCEL , ACCESS , INFORMIX , ORACLE เป็นต้น
3. ข้อมูล (Data) ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลอย่างมีระบบ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถเรียกใช้ร่วมกันได้ ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บได้ในสื่อข้อมูล ผู้ใช้
บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งาน เป็นต้น
ภาพประกอบที่ 20 สิ่งแวดล้อมของระบบฐานข้อมูล
(วิเศษศักดิ์ โคตรอาษา. 2542 : 129)
4. บุคลากร (People) ในระบบฐานข้อมูลจะมีบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
4.1 ผู้ใช้ทั่วไป (User) หมายถึง บุคลากรที่ใช้ข้อมูลจากระบบฐานข้อมูล เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้
4.2 พนักปฏิบัติการ (Operator) หมายถึง ผู้ปฏิบัติการด้านการประมวลผลการป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์
4.3 นักเขียนโปรแกรม (Programmer) หมายถึง ผู้ที่มีหน้าที่เขียนโปรแกรมประยุกต์ใช้งานต่างๆ เพื่อให้จัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูลเป็นไปตามต้องการของผู้ใช้
4.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst) หมายถึง บุคลากรที่ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบฐานข้อมูล และออกแบบระบบงานที่จะนำมาใช้
4.5 ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator) หมายถึง บุคลากรที่ทำหน้าที่บริการและควบคุมการบริหารงานของระบบฐานข้อมูล ทั้งหมดเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าในระบบ จัดเก็บโดยวิธีใด เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล กำหนดระบบวิธีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การสร้างระบบข้อมูลสำรอง การกู้และประสานงานกับผู้ใช้ว่ามีความต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร รวมถึงการวิเคราะห์และการออกแบบระบบ เพื่อให้นักเขียนโปรแกรมนำไปเขียนโปรแกรมที่ใช้ในการบริหารงานระบบฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ขั้นตอนปฏิบัติงาน (procedure) ในระบบฐานข้อมูลที่ดีจะต้องมีการจัดทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่ต่างๆ ระบบฐานข้อมูลทั้งในสภาวะปกติ และในสภาวะที่ระบบเกิดขัดข้องมีปัญหา ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับบุคลากรในทุกระดับขององค์กร
4.
|
|
ปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์มากกว่า 85 เปอร์เซ็นต์ ต้องติดตั้งโปรแกรมสำหรับงานพิมพ์เอกสารรวมอยู่ด้วย ซึ่งโปรแกรมนี้ทำให้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือสำหรับสร้าง แก้ไข ตรวจสอบ พิมพ์ และจัดเก็บข้อความต่างๆ หนังสือที่จำหน่ายในท้องตลาดในปัจจุบันนี้ ส่วนมากก็เริ่มต้นจากการพิมพ์ข้อความลงในคอมพิวเตอร์ด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ หรือ Word Processor หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่จัดการเกี่ยวกับการสร้างเอกสาร หรือรายงาน รวมทั้งการแก้ไข ดัดแปลง ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำเป็นซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำประโยค หรือย่อหน้าคล้ายการพิมพ์ใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษแต่ต่างกัน ที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บในหน่วยความจำ คอมพิวเตอร์ ทำให้แก้ไขดัดแปลงได้ง่ายภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถปรับแต่ง รูปแบบได้ตามต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถเก็บบันทึกเอกสารนั้นเป็นแฟ้มในสื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก เพื่อให้พกพาติดตัวไปใช้กับเครื่องอื่น แฟ้มเอกสารที่เก็บไว้แล้วนี้สามารถเรียกมาแสดงผลบนจอภาพเพื่อทำการดัดแปลง ใหม่ได้อีกด้วย
นอกจากนี้ยังมีการใช้คำว่า Word Processing ซึ่งหมายถึงการดำเนินกิจกรรมที่เกี่ยวกับการนำตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมายต่างๆ พิมพ์และบันทึกเข้าสู่คอมพิวเตอร์ผ่านซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ มีการจัดเก็บ ตรวจสอบ แก้ไขและประมวลผลด้วยฟังก์ชันต่างๆ ตลอดจนการเลือกรูปแบบการสั่งพิมพ์บนสื่อต่างๆ ทั้งกระดาษ แผ่นใส ฟิล์ม
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) ที่พัฒนาขึ้นมา เพื่ออำนวยความสะดวก และใช้งานง่าย สามารถแก้ไข จัดรูปแบบได้รวดเร็ว ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ลักษณะนี้ มีการใช้ 2 รูปแบบ คือ ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processor) และซอตฟ์แวร์จัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing Software หรือ DTP) โดย DTP จะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถ และคุณสมบัติสูงกว่า เน้นการจัดพิมพ์เอกสารระดับโรงพิมพ์ โดยมีคุณสมบัติเด่นคือ
- พิมพ์เอกสาร โดยมีคุณลักษณะที่เรียกว่า "ได้อย่างที่พิมพ์" หรือ WYSIWYG (What you see is what you get) เช่น จัดลักษณะตัวอักษรแบบตัวหนา ก็จะเห็นตัวหนาทันทีบนจอภาพ
- แก้ไข เป็นการเปลี่ยนแปลงข้อความ เนื้อหาในเอกสาร ทั้งการลบ เพิ่มเติม ตัด คัดลอก และปะข้อความ รวมทั้งการค้นหาและแทนที่ การตรวจทานไวยากรณ์ และตัวสะกดต่างๆ
- จัดรูปแบบ คือ การเปลี่ยนลักษณะของเอกสาร ทั้งในเรื่องแบบอักษร (Font) ลักษณะกระดาษ ช่องว่าง และการใช้กราฟิกรูปแบบต่างๆ
- พิมพ์ลงกระดาษ เป็นตัวช่วยควบคุมการจัดพิมพ์ลงกระดาษ หรือสื่ออื่นๆ เช่นแผ่นใส ควบคุมเรื่องจำนวนชุด (สำเนา) ลักษณะการพิมพ์ต่อหน้า พิมพ์ย้อนจากแผ่นหลังเป็นต้น
- ส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ด้วยเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ทำให้การจัดทำเอกสารสามารถส่ง หรือเผยแพร่ไปได้อย่างรวดเร็ว
- สิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่สร้างสามารถแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รูปแบบต่างๆ ได้สะดวก รวดเร็ว เช่น PDF, e-Book สำหรับ Palm/PDA หรือแปลงเป็นเว็บเพจ
ความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ
- สามารถสร้าง แก้ไข ดัดแปลงเอกสารหรือรายงานได้สะดวก รวดเร็ว
- สามารถตัดต่อข้อความต่าง ๆ ได้สะดวกรวดเร็ว รวมทั้งการคัดลอกหรือลบกลุ่มข้อความ
- สามารถค้นหาคำและเปลี่ยนคำที่ค้นหาได้
- สามารถจัดการพิมพ์เอกสารซ้ำได้หลาย ๆ ชุดในการสั่งแต่ละครั้ง
- สามารถเก็บเอกสารหรือรายงานได้ เพื่อนำมาเรียกใช้ภายหลังได้
- มีความหลากหลายในรูปแบบตัวอักษร รวมทั้งสามารถสร้างตัวอักษรที่ต้องการได้ เช่น ตัวหนา ตัวขีดเส้นใต้ หรือสร้างอักษรทางคณิตศาสตร์ เช่น สัญลักษณ์ดิฟเฟอร์เรนต์ อินเตอร์เกรท เป็นต้น
|
|
|
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น